Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten im CVJM
In Vereinen muss regelmäßig ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten vorgehalten werden. Grundsätzlich hat jeder Verantwortliche ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, die in seinem Verein durchgeführt werden, zu führen (Art. 30 Abs. 1 S. 1 DSGVO). Dies kann papiergebunden oder elektronisch (z.B. Excel-Tabelle) erfolgen. Das Verzeichnis ist nicht öffentlich, es dient den Vereinsverantwortlichen zum Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten und muss der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorgelegt werden.
Für sämtliche automatisierte Verarbeitungen sowie nichtautomatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, müssen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten folgende Angaben enthalten sein:
- Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und ggf. des Datenschutzbeauftragten
- Zwecke der Verarbeitung
- eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
- die Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten einschließlich Empfänger in Drittländern und ggf. die Dokumentation geeigneter Garantien zur Absicherung des Datenschutzniveaus
- gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation
- wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
- wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1 DSGVO
Folgende Muster können Sie als Vorlage zur Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses für Ihren CVJM nutzen:
Muster Verzeichnis der Verarbeitungstaetigkeiten Artikel 30 DSGVO
Muster des LDI NRW: https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Datenschutz/submenu_Verzeichnis-Verarbeitungstaetigkeiten/index.php
Muster des LSB NRW: https://www.vibss.de/vereinsmanagement/recht/datenschutz/
